Règlement de la Section d’Ottawa
Approuvé : 25 octobre 2016

 Table des matières
PARTIE I – Définitions.
PARTIE II – La Section.
PARTIE III – Adhésion.
PARTIE IV – Droits d’adhésion.
PARTIE V – Conseil d’administration de la Section.
PARTIE VI – Candidatures et élections.
PARTIE VII – Comités.
PARTIE VIII – Réunions de la Section.
PARTIE IX – Administration financière.
PARTIE X – Modification du règlement de la Section.
PARTIE XI – Dissolution de la Section.


RÈGLEMENT DE L’ASSOCIATION NATIONALE DES RETRAITÉS FÉDÉRAUX, SECTION D’OTTAWA (ci-après la « Section »)
PARTIE I – Définitions

« Loi » désigne la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.
« Territoire administratif de la Section » désigne la zone située dans la zone géographique de la ville d’Ottawa et toute autre zone déterminée par l’Association.
« Association » désigne l’Association nationale des retraités fédéraux constituée en vertu de la Loi.
« Conseil national d’administration » désigne le conseil d’administration de l’Association qui, cela est entendu, ne comprend pas le conseil d’administration de la Section.
« Section » désigne la Section d’Ottawa de l’Association qui ne possède pas de personnalité morale.
« Conseil d’administration de la Section » désigne le groupe de bénévoles élus en tant que membres du conseil par les membres de la Section pour orienter et gérer les affaires de la Section.
« Membres du conseil d’administration » désigne les membres du Conseil national d’administration.
« membres du conseil d’administration » désigne les membres du conseil d’administration de la Section.
« comité exécutif » désigne les dirigeants, c’est-à-dire le président, les deux vice-présidents, le secrétaire et le trésorier de la Section.
« membres » désigne les membres en règle de l’Association qui sont affectés à la Section.

PARTIE II – La Section

2.1  La Section est une entité et un mandataire de l’Association nationale des retraités fédéraux (« l’Association »). Elle a été instaurée par la Charte délivrée par le conseil d’administration en 1964.
2.2  La Section est assujettie au règlement national de l’Association.
2.3  En sa qualité de mandataire de l’Association, la Section offre des services aux membres et exécute des programmes locaux conformément au but, à l’orientation stratégique et aux politiques de l’Association.
2.3.1 Fonctions centrales
Les services centraux de la Section sont les suivants :
a) la défense des intérêts à l’échelle locale en appui aux initiatives nationales visant à

i) plaider en faveur de mesures de protection et de promotion des pensions de retraite, des prestations et du bien-être global des membres et des membres potentiels;
ii) s’opposer aux mesures préjudiciables aux intérêts des membres et membres potentiels;

b) l’échange de renseignements;
c) le recrutement et la mobilisation des membres;
d) le soutien aux membres  –  il s’agit d’apporter aux membres et à leurs familles les renseignements dont ils ont besoin pour avoir accès à leurs pensions de retraite et prestations;
e) le soutien et le développement du bénévolat;
f) la gestion financière – il s’agit de la gestion responsable des finances et des programmes de la Section;
g) la gouvernance – il s’agit d’une gouvernance saine conforme aux lois, règlements et politiques.
2.4  But non lucratif
La Section doit mener ses activités sans que cela confère d’avantage financier à ses membres. Tout profit ou tout autre gain financier revenant à la Section doit être utilisé aux fins de promotion des objectifs de l’Association.

PARTIE III – Adhésion

3.1  Admissibilité
Une personne admissible à l’adhésion à l’Association l’est aussi à la Section.
3.2  Résiliation
L’appartenance d’un membre de la Section prend fin automatiquement à la résiliation de son adhésion à l’Association.
3.3  Rattachement
Les nouveaux membres demeurant sur le territoire administratif de la Section doivent être rattachés à cette dernière à moins qu’ils ne demandent explicitement leur rattachement à une autre section.
3.3.1 Les membres peuvent demander à être rattachés à une autre section à tout moment.
3.3.2 En cas de dissolution de la Section, les membres devront être réaffectés par le Conseil national aux sections limitrophes.
3.4 Code de conduite
Les membres doivent se conformer au Code de conduite de l’Association. S’ils l’enfreignent, ils pourraient faire l’objet de mesures disciplinaires conformément aux règlements de l’Association.

PARTIE IV – Droits d’adhésion

4.1  L’Association fixe le montant des droits d’adhésion.
4.2  Il incombe à la Section de verser chaque trimestre au bureau national de l’Association la part des droits d’adhésion reçue lui revenant.

PARTIE V – Conseil d’administration de la Section

5.1  Les membres du conseil d’administration de la Section doivent être membres en règle de l’Association. Si leur adhésion expire ou prend fin de leur fait ou de celui de l’Association, ils devront quitter leurs fonctions sur-le-champ.
5.1.1 Composition
        Le conseil d’administration de la Section se compose du comité exécutif de la Section et de cinq à sept autres membres. Tous les membres de la Section sont éligibles au conseil d’administration de celle-ci.
5.1.2 Des modifications peuvent être ultérieurement apportées au nombre de membres du conseil d’administration conformément aux dispositions relatives aux amendements du présent règlement définies dans la partie X.
5.2  Président
Le président convoque et préside le conseil d’administration de la Section et les assemblées générales et extraordinaires de la Section.
5.2.1 Le président agit en qualité de porte-parole principal de la Section, notamment lors des assemblées nationales des membres.
5.2.2 Le président exerce d’autres pouvoirs et fonctions, selon ce que peut déterminer le conseil d’administration.
5.3  Vice-présidents
Un vice-président assume les responsabilités du président dans les cas d’absence, d’incapacité ou de refus d’agir de celui-ci. Les vice-présidents exercent les pouvoirs et fonctions que le conseil d’administration de la Section fixe.
5.4  Trésorier
Le conseil d’administration de la Section doit nommer un de ses membres au poste de trésorier. Le trésorier doit tenir les comptes de la Section et doit être le premier signataire autorisé en matière de dépenses.
5.4.1 Au cours de chaque assemblée annuelle de la Section, le trésorier doit présenter les documents suivants :

a) un rapport des finances de la Section pour l’exercice financier précédent;
b) des prévisions budgétaires pour le prochain exercice financier.

5.5  Secrétaire
Le conseil d’administration de la Section doit nommer l’un de ses membres au poste du secrétaire dans le cadre duquel ce dernier doit agir en tant que greffier du conseil d’administration. Il incombe au secrétaire de veiller à ce que la Section possède et conserve des registres complets ainsi que les procès-verbaux de toutes les réunions des membres, du conseil d’administration et du comité exécutif.
5.6  Nomination des dirigeants
Le conseil d’administration peut nommer certains membres qui agiront en qualité de dirigeants disposant de responsabilités et fonctions. Il peut déterminer et modifier au besoin les responsabilités et fonctions des dirigeants, hormis celles qui sont définies dans le présent règlement, et dont la modification nécessite l’approbation des membres.
5.6.1 Une nomination peut être retirée et la responsabilité en être attribuée à un autre membre du conseil d’administration à tout moment à la suite d’un vote à la majorité des membres du conseil. Le retrait d’une nomination n’a aucune incidence sur l’appartenance du membre visé au conseil d’administration.
5.7  Président sortant
Le conseil d’administration peut nommer le président sortant en qualité de conseiller sans droit de vote, pour une période d’un an. Le président sortant exerce les pouvoirs et fonctions que le conseil d’administration de la Section lui confie.
5.8  Autres fonctions du conseil d’administration de la Section
Le conseil d’administration de la Section doit gérer et encadrer les affaires de la Section compte tenu de la Loi, des règlements et des politiques nationales de l’Association ainsi que du présent règlement. Le conseil d’administration de la Section est en tout temps responsable devant le conseil national d’administration.
5.8.1 Il incombe au conseil d’administration de la Section de tenir les registres de la Section, notamment les rapports financiers et administratifs, et de présenter au besoin des rapports au bureau national de l’Association.

PARTIE VI – Candidatures et élections

6.1  Comité des candidatures
Le conseil d’administration de la Section doit nommer le président du comité des candidatures au moins 120 jours avant la date de l’assemblée annuelle de la Section.
6.1.1 Le président du comité des candidatures peut sélectionner d’autres membres de la Section qui siégeront au comité.
6.1.2 Le comité des candidatures a pour rôle d’apporter son aide à la candidature et à l’élection de membres admissibles de la Section aux postes vacants du conseil d’administration.
6.1.3 Le comité des candidatures doit envoyer un appel de candidatures relatif aux postes vacants, et doit présenter à l’assemblée annuelle de la Section une liste de candidats admissibles pour chaque poste.
6.2  Les candidatures sur proposition verbale ne sont pas autorisées. Toutes les candidatures doivent être reçues au cours de la période de candidature précédant l’assemblée annuelle de la Section. La période de mise en candidature se termine 14 jours avant l’assemblée annuelle de la Section.
6.3  Processus électoral
        Le président du comité des candidatures doit procéder à une élection pour chacun des postes vacants. Si le nombre de candidats est identique ou inférieur au nombre de postes à pourvoir, les candidats sont alors élus sans concurrent. Dans les cas où plusieurs candidats sont en lice pour un même poste, plusieurs scrutins se déroulent, aboutissant à l’élimination à chaque tour du candidat ayant reçu le plus faible nombre de suffrages. Cela se poursuit jusqu’à ce qu’un candidat reçoive 50 % des suffrages exprimés plus un. Le scrutin doit se dérouler à main levée.
6.4  Élection et mandat
         Tous les membres du conseil d’administration de la Section doivent être élus lors de l’assemblée annuelle pour un mandat de deux ans. La durée du mandat est prévue de telle sorte que la fin du mandat des membres du conseil d’administration soit échelonnée. Le mandat commence à la clôture de l’assemblée annuelle lors de laquelle les membres du conseil d’administration ont été élus.
6.5  Nombre maximal de mandats
         Un membre du conseil d’administration peut siéger au conseil pendant un maximum de trois mandats pleins consécutifs de deux ans, et peut se présenter de nouveau à une élection au conseil d’administration après une interruption d’une année.
6.6  Vacances
6.6.1 En cas de vacance d’un des postes du conseil d’administration, les membres restants du conseil peuvent pourvoir le poste en nommant un remplaçant jusqu’à la prochaine assemblée annuelle de la Section au cours de laquelle le poste doit être pourvu par l’élection d’un remplaçant pour le temps restant au mandat.
6.6.2 Dans le cas où aucun candidat ne se présenterait lors de l’assemblée annuelle pour occuper le poste vacant, le conseil d’administration de la Section peut pourvoir le poste en nommant un remplaçant jusqu’à la prochaine assemblée annuelle au cours de laquelle le poste doit être pourvu par l’élection d’un remplaçant pour le temps restant au mandat. Lorsqu’un membre du conseil d’administration est nommé à un poste devenu vacant pour le temps restant au mandat, le mandat partiel ne doit pas être pris en compte dans le calcul des mandats consécutifs.

PARTIE VII – Comités

7.1  Le conseil d’administration de la Section peut créer au besoin des comités permanents ou spéciaux dont il définit les pouvoirs. Les comités doivent comprendre au moins un membre du conseil d’administration, mais d’autres membres ou conseillers peuvent être nommés ou destitués au gré du conseil.

PARTIE VIII – Réunions de la Section

8.1  Assemblée annuelle de la Section
La Section doit tenir une assemblée annuelle pour y traiter ses affaires obligatoires.
8.1.1 Le conseil d’administration de la Section doit fixer la date, le lieu et l’ordre du jour de l’assemblée. La date ne doit pas être postérieure au 10 mai.
8.1.2 Ordre du jour et affaires à traiter obligatoirement
Lors de chaque assemblée annuelle, les membres rassemblés doivent :

a) approuver l’ordre du jour et le procès-verbal des débats de la dernière assemblée annuelle et de toutes les assemblées extraordinaires;
b)   recevoir un rapport provenant du président qui traite des activités du conseil d’administration de la Section depuis la dernière assemblée, et qui expose les plans et priorités pour l’année en cours et celle à venir;
c)   recevoir les registres financiers révisés pour l’exercice financier précédent;
d)   recevoir le budget de l’année en cours et les prévisions pour le prochain exercice financier;
e) approuver la nomination d’un vérificateur pour l’exercice financier (année civile) en cours. Le vérificateur NE doit PAS être membre du conseil d’administration;
f) tenir compte de toutes les propositions de modification du règlement de la Section dont il a été fait mention dans l’avis de convocation de l’assemblée;
g) tenir des élections au conseil d’administration de la Section;
h) expédier toute affaire présentée à discussion devant l’assemblée.

8.1.3 La copie du procès-verbal des débats de l’assemblée annuelle ou des assemblées extraordinaires, et la copie du rapport financier vérifié doivent être transmises au bureau national au plus tard le 15 mai.
8.2  Assemblées extraordinaires de la Section
Une assemblée extraordinaire de la Section peut être convoquée par le conseil d’administration et se tenir à la date et dans le lieu indiqués par le conseil.
8.2.1 Une assemblée extraordinaire doit être convoquée à la suite d’une demande écrite présentée par au moins vingt-cinq membres de la Section dans les trente jours suivant la réception de la demande par le conseil d’administration.
8.2.2 Une assemblée extraordinaire ne porte que sur l’affaire particulière dont il est fait mention dans l’avis de convocation et sur les questions qui en découlent directement.
8.2.3 Procès-verbal des débats
Le procès-verbal des débats d’une assemblée extraordinaire doit être déposé à l’assemblée annuelle suivante.
8.3  Assemblées générales de la Section
La Section peut, à la suite de la convocation du conseil d’administration, tenir un certain nombre d’assemblées générales au cours de l’année destinées à l’échange de renseignements ou à des fonctions sociales. Une assemblée générale peut comprendre au besoin une réunion sur une affaire particulière, mais cette dernière ne peut renfermer des propositions de modification du règlement de la Section ou de l’élection de membres du conseil d’administration.
8.4  Avis de convocation aux assemblées de la Section
Le conseil d’administration de la Section doit veiller à ce que les membres reçoivent une convocation à l’assemblée de la Section suffisamment tôt.
8.4.1 L’avis de convocation à une assemblée annuelle de la Section doit intervenir entre 21 et 60 jours avant l’assemblée.
8.4.2 L’avis de convocation à une assemblée extraordinaire de la Section doit intervenir au moins 14 jours avant l’assemblée.
8.4.3 L’avis de convocation à une assemblée générale de la Section doit intervenir au moins 14 jours avant l’assemblée.
8.5  Quorum
Le quorum nécessaire au règlement des affaires est fixé à 50 membres pour toutes les assemblées annuelles, extraordinaires ou générales de la Section.
8.6  Réunions du conseil d’administration
La convocation à une réunion du conseil d’administration relève du président ou se fait sur demande d’un tiers des membres du conseil d’administration. Les membres du conseil doivent être avisés d’une réunion au moins soixante-douze heures à l’avance.
8.6.1 Le quorum pour la tenue d’une réunion du conseil d’administration ou du comité exécutif est fixé à la moitié des membres du conseil d’administration ou des dirigeants en fonction plus un.
8.6.2 Si le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration ou du comité exécutif n’est pas dressé, les décisions prises lors de cette réunion doivent être entièrement consignées et ces documents doivent être versés aux archives de la Section.
8.6.3 Il est possible de tenir une réunion du conseil d’administration en utilisant tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre qui permette à tous les membres du conseil de communiquer entre eux de manière adéquate. Tout membre du conseil qui prend part à une réunion à l’aide d’un moyen de communication de ce type est réputé assister en personne à la réunion.
8.6.4 Toutes les décisions doivent se prendre à la majorité des voix dans les réunions du conseil et des comités. La personne agissant à titre de président de la séance du conseil ou du comité n’a pas droit de vote, sauf en cas d’égalité des voix.
8.7  Prise de décision
Propositions fondamentales
À une assemblée annuelle nationale, tout membre peut présenter aux fins d’étude une proposition de modification des parties fondamentales particulières des articles ou du règlement de l’association, en vertu de la Loi.
8.7.1 Soutien de la Section
Une proposition fondamentale est réputée disposer du soutien de la Section si elle reçoit la majorité des suffrages exprimés par le conseil d’administration plus un lors d’une assemblée annuelle ou extraordinaire.
8.8  Propositions de la Section lors de l’assemblée annuelle de l’Association
Conformément au règlement de l’Association, le président de la Section peut présenter au nom de celle-ci des propositions aux fins d’étude lors d’une assemblée annuelle ou d’une assemblée extraordinaire des membres. Pour qu’une proposition soit présentée au nom de la Section, elle doit recevoir le soutien de la majorité des administrateurs ou de la majorité des suffrages exprimés (50 % + 1) lors de l’assemblée annuelle ou extraordinaire de la Section.
8.9  Procédure
L’ouvrage Robert’s Rules of Order Newly Revised constitue la référence en matière de procédure de tenue des assemblées qui doit être suivie aux assemblées de la Section, à moins que les membres approuvent l’utilisation d’autres règles.

PARTIE IX – Administration financière

9.1  Exercice financier
Aux fins de production de rapports et de vérification, l’exercice financier de la Section est l’année calendaire (ou civile).
9.2 Pouvoir de signature
Toute combinaison de deux membres qui rassemble le président, un vice-président, le trésorier, le secrétaire ou le directeur général du bureau de la Section dispose du pouvoir de signer des contrats et d’effectuer des paiements au nom de la Section.

i) Deux époux ne peuvent détenir conjointement le pouvoir de signature.
ii) Deux personnes d’une même famille, ou entretenant une relation conjugale ou d’affaires ne peuvent détenir conjointement le pouvoir de signature.
iii) Personne ne doit signer un chèque libellé à son nom.
iv) Deux signatures sont nécessaires à l’autorisation d’un chèque.

9.3   Opérations bancaires
Les opérations bancaires de la Section doivent être effectuées auprès de la banque, de la société de fiducie ou d’une autre entreprise ou société qui mène des opérations bancaires, et qui a été désignée par le conseil d’administration en conformité avec la politique nationale. Il incombe principalement au trésorier d’effectuer les opérations bancaires de la Section.
9.4 Pouvoir de dépenser
La Section dispose du pouvoir de dépenser dans les domaines énumérés dans les prévisions budgétaires présentées à l’assemblée annuelle de la Section, ainsi que dans les domaines où cela est nécessaire jusqu’à concurrence d’un montant fixé par le conseil national d’administration.
9.4.1 Toute dépense ne figurant pas dans les prévisions budgétaires doit recevoir l’approbation de la majorité des suffrages exprimés (50 % + 1) lors d’une assemblée générale ou extraordinaire. Toute dépense qui dépasse la limite approuvée à l’échelle nationale doit recevoir l’approbation du bureau national de l’Association ou du conseil national d’administration.
9.4.2 Si l’on demande l’approbation à une assemblée générale de la Section, l’avis de proposition doit faire partie de l’avis de convocation à l’assemblée au moins 14 jours avant la tenue de l’assemblée.
9.5 Pouvoir d’emprunter
La Section ne détient pas le pouvoir d’emprunter de l’argent.
9.6  Fonds de réserve pour la défense des prestations en urgence
La Section peut créer et maintenir un fonds de réserve appelé fonds de réserve pour la défense des prestations, duquel les retraits ne sont possibles que s’ils servent à appuyer des initiatives d’importance en matière de promotion ou de protection des prestations de retraite ou de maladie.
9.6.1 Montant maximal Le montant maximal du fonds de réserve pour la défense des prestations peut être fixé à une assemblée annuelle de la Section par une proposition recevant la majorité des suffrages exprimés (50 % + 1).
9.6.2 Le conseil d’administration de la Section peut autoriser un retrait du fonds de réserve jusqu’à concurrence de la limite fixée au moment du vote à l’assemblée générale. Les retraits dépassant cette limite doivent être autorisés à une assemblée annuelle, extraordinaire ou générale de la Section, et ce, par une proposition recevant la majorité des suffrages exprimés (50 % + 1).
9.7  Rémunération
Aucun membre élu du conseil d’administration de la Section, ni aucun membre élu ou nommé pour servir la Section à tout poste que ce soit, ne doit être rémunéré pour des services résultant de son élection ou de sa nomination.
9.8  Dépenses
En vertu de la politique nationale, les membres au service de la Section à tout poste que ce soit doivent être remboursés des dépenses qu’ils ont engagées de manière nécessaire et raisonnable lors de la conduite des affaires de la Section ou de l’Association.

PARTIE X – Modification du règlement de la Section

10.1  Toute proposition de modification du présent règlement doit recevoir la majorité des suffrages exprimés (50 % + 1) lors d’une assemblée annuelle ou d’une assemblée extraordinaire de la Section.
10.1.1 Le texte de la proposition de modification doit figurer dans l’avis de convocation à l’assemblée annuelle de la Section.
10.2  Modifications provisoires
Le conseil d’administration peut, entre deux assemblées annuelles, modifier ou abroger tout article du règlement de la Section à l’exception des articles qui concernent le nombre ou le mandat des membres du conseil d’administration.
10.2.1 De tels règlements, modifications et abrogations entrent en vigueur à la date de leur approbation par le conseil d’administration de la Section jusqu’à l’assemblée annuelle suivante au cours de laquelle ils pourront être confirmés, modifiés ou rejetés à la majorité des suffrages exprimés (50 % + 1) lors de l’assemblée.
10.2.2 Le règlement, la modification ou l’abrogation cesse d’avoir effet faute de faire l’objet d’une présentation aux membres à l’assemblée annuelle suivante; ou à la suite d’un rejet par les membres lors de l’assemblée annuelle; ou encore à la suite d’un rejet par le conseil national d’administration.
10.2.3 Examen et approbation
La Section doit transmettre son règlement et toute modification subséquente au bureau national de l’Association aux fins d’examen et au conseil d’administration de l’Association aux fins d’approbation.
10.2.4 Préséance
Dans le cas d’une divergence ou d’un désaccord entre le règlement de la Section et le règlement national, les dispositions du règlement national priment.
10.3 Règlementation et procédures
Le conseil d’administration de la Section peut instaurer une règlementation et des procédures qui complèteront le présent règlement. Une nouvelle règlementation ou procédure doit être présentée aux fins de confirmation à l’assemblée suivante de la Section faute de quoi elle devient inopérante. Ce dernier cas de figure se produit également si elle est rejetée. Si la règlementation ou la procédure est confirmée, ou que sa modification est confirmée, elle conserve son effet sous la forme confirmée.

PARTIE XI – Dissolution de la Section

11.1  L’approbation d’une proposition demandant au conseil national d’administration de dissoudre la Section doit recueillir deux tiers des suffrages exprimés lors d’une assemblée annuelle ou d’une assemblée extraordinaire de la Section. La proposition de dissolution doit figurer sur l’avis de convocation à l’assemblée.
11.2  À la suite de l’approbation d’une motion de dissolution de la Section, les membres doivent être affectés par le conseil national d’administration à diverses sections limitrophes, et la liquidation de la Section doit être confiée à l’Association. Tout bien restant après le règlement des dettes de la Section doit être transféré à l’Association.