Contexte et mandat général

Le comité exécutif se compose du président de la Section, des deux vice-présidents, du trésorier, du secrétaire et du président sortant. Les membres du comité exécutif sont élus par le Conseil d’administration dans les deux semaines suivant l’Assemblée générale annuelle. Le président de la Section préside le Comité exécutif. Le Comité exécutif relève du Conseil d’administration.

En vertu de l’article 10.1 des règlements généraux de la Section, le Comité exécutif agit conformément au cadre stratégique et politique approuvé et instauré par le Conseil d’administration, et gère les affaires courantes de la Section d’Ottawa portant sur l’ensemble des questions exigeant un suivi administratif, opérationnel ou immédiat.

Le mandat précis du Comité exécutif de la Section consiste à :

• faire en sorte que la gestion des affaires courantes de la Section soit effectuée de façon efficiente, efficace et entièrement responsable ;
• jouer le rôle de comité des finances de la Section ; collaborer à la préparation des budgets et états financiers à l’intention du Conseil d’administration et en vue des rencontres avec le vérificateur, et cela à la demande du trésorier ;
• agir dans le cadre du pouvoir délégué de dépenser tel qu’approuvé par le Conseil d’administration de la Section ;
• agir dans le respect des lignes directrices écrites transmises par le Conseil d’administration de la Section ;
• obtenir des rapports d’étape des travaux du trésorier, du directeur général ou d’autres personnes au besoin ;
• demeurer en rapport avec les présidents des comités de la Section en veillant à ce que les mesures nécessaires soient prises pour mettre en œuvre les décisions du Conseil ; en cherchant à remédier aux contraintes opérationnelles éprouvées par d’autres comités de la Section dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans d’action approuvés ; en facilitant la coordination entre les comités au besoin ; et en cernant les sujets que les présidents de comité peuvent vouloir soulever auprès du Conseil ;
• préparer les ordres du jour des réunions du Conseil d’administration et des rencontres annuelles et générales de la Section ;
• établir ses propres procédures comme comité, conformément aux règlements généraux et règles de procédure de la Section ;
• dresser les procès-verbaux de toutes ses réunions ;
• embaucher le personnel de bureau de la Section ; faire en sorte que les énoncés de fonctions soient mis à jour à l’occasion ; évaluer le rendement en fonction des objectifs établis et approuver les modifications relatives à la rémunération, notamment les avantages sociaux ;
• superviser le travail des bénévoles et faire en sorte que le Conseil d’administration prenne les mesures nécessaires pour que leur contribution soit reconnue ;
• amorcer et entretenir des relations avec d’autres sections et d’autres membres du personnel au sein du bureau national, ainsi que d’autres organisations partageant les mêmes intérêts ou des intérêts connexes ;
• prendre en compte les événements touchant les membres de la Section et prendre des mesures à ce sujet ;
• adopter toutes les autres mesures nécessaires afin que les décisions du Conseil soient mises en œuvre, y compris celles qui s’imposent entre les réunions du Conseil; agir au nom du Conseil en détenant tous les pouvoirs de ce dernier quant aux affaires concernant la Section et exigeant un suivi administratif, opérationnel ou immédiat.

Réalisations attendues et pouvoirs

Le Comité exécutif dresse un plan d’action annuel qui doit recevoir l’approbation du Conseil Ce plan comprend un budget préparé en collaboration avec le Trésorier. Après l’approbation, le Comité exécutif fonctionne selon les stratégies et budgets approuvés.

Les projets de la Section relèvent généralement de la gestion des comités de la Section. Lorsqu’un sujet ne fait pas partie du mandat des comités existants de la Section ou concerne les prérogatives de plusieurs d’entre eux, le Comité exécutif peut décider de prendre en main le projet ou de proposer la création d’un comité spécial, d’un groupe d’étude, etc. Dans ces cas, le Comité exécutif prépare des documents d’information, des plans de travail et des budgets aux fins d’approbation par le Conseil d’administration. Une fois l’approbation prononcée, le Comité exécutif dispose du pouvoir de mettre en œuvre les projets approuvés.

Fréquence des réunions et quorum

Les réunions du Comité exécutif ont habituellement lieu avant la réunion mensuelle du Conseil d’administration, à la demande du président ou à la demande d’au moins deux membres du Comité. Tous les membres doivent être officiellement avisés de la tenue d’une réunion au moins 48 heures avant celle-ci. La moitié des membres du Comité constitue un quorum.

Comptes rendus des réunions

Le procès-verbal et la liste des mesures à prendre du Comité exécutif sont présentés à chacune des réunions du Conseil d’administration. Le président de la Section, à titre de président du Comité exécutif, soulève les points d’importance particulière ou faisant l‘objet de préoccupations.

Objectif des membres

Le recrutement et la conservation des membres sont la raison d’être de l’Association.  Il est essentiel d’accroître le nombre d’adhérents, mais il est tout aussi important de conserver les membres actuels. En outre, le fait de garantir des stratégies de recrutement, de conservation et d’offre de services qui se croisent et qui mobilisent les membres satisfaits nous aidera à atteindre l’objectif du Comité.

Rôle et raison d’être

Le Comité des membres est un comité du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa  En conséquence, il relève du Conseil d’administration et émet des recommandations à son intention. Le Comité des membres oriente, soutient et dirige la promotion de la conservation et de l’augmentation des membres, et accroît l’adhésion à la Section d’Ottawa de l’Association nationale des retraités fédéraux en s’assurant que les avantages que nous offrons aux membres répondent à leurs besoins, leur soient utiles et qu’ils en aient pour leur argent.  Les objectifs du Comité des membres sont les suivants :

• tirer parti des autres organisations au profit des membres par la transmission d’informations, l’offre de services et d’avantages, et les occasions de se mobiliser;
• rechercher des occasions d’échanger de l’information et des idées et, lorsque c’est possible, de permettre aux membres de se rencontrer;
• s’engager à demander de la rétroaction par l’intermédiaire de l’évaluation d’offres, de sondages, de votes, de groupes de consultation, pour maintenir le degré de satisfaction des membres et adapter et modifier les offres au besoin; 
• mobiliser les membres actuels pour le recrutement de nouveaux membres, la communication avec eux, et la participation et le mentorat de ces derniers; 
• au besoin, créer et superviser des groupes de travail dans le cadre d’activités précises aux fins de visibilité et de sensibilisation, et partager des expériences et des offres avec d’autres sections. 

Adhésion

Le Comité des membres est composé de membres du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa. En 2022, il compte cinq membres du Conseil d’administration et la directrice de la Section d’Ottawa, qui est membre d’office.

Réunions

Toutes les réunions ont lieu le premier lundi après-midi de chaque mois.   Le quorum des réunions est fixé à trois (3) membres du Comité des membres ou à 50 % des membres plus un. Les décisions sont prises par consensus ou par un vote de 50 % des membres plus un (c.-à-d. que les membres sont satisfaits de la décision même s’il ne s’agissait peut-être pas de leur premier choix).  Si cela n’est pas possible, la présidence du Comité des membres prend la décision finale. 

L’ordre du jour des réunions et les mesures à prendre sont préparés selon un système de rotation dans lequel chaque membre participe activement à la préparation de documents, notamment : 

• préparation de l’ordre du jour et des documents justificatifs;
• préparation des mesures à prendre et des renseignements;
• breffage du Conseil d’administration au sujet des résultats des délibérations du Comité.

Les réunions ont lieu au besoin. Des réunions de sous-groupes sont organisées si nécessaire à un moment qui convient aux membres des sous-groupes. 

Le Comité des membres travaille en tandem avec le personnel du bureau d’Ottawa et la directrice de la Section pour profiter de leur expertise, de leur réseau et de leurs sources de données.

Le Comité de liaison de la Section avec la communauté compte au moins un membre du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa et trois autres bénévoles membres la Section. Le président de la Section d’Ottawa est membre d’office de ce comité. Le directeur général est également membre d’office, mais ne dispose pas du droit de vote. Le président du comité doit siéger au Conseil d’administration.

Le mandat du Comité de liaison de la Section avec la communauté consiste à collaborer avec les organismes locaux tournés vers les aînés s’occupant des questions relatives à leur santé, leur pension de retraite et leur bien-être, ce qui est conforme aux priorités, buts et objectifs stratégiques de l’Association.

Les buts du Comité de liaison de la Section avec la communauté de la Section sont les suivants :

• repérer les institutions ou organisations qui gèrent ou fournissent des prestations et services sociaux aux aînés à l’échelle locale, notamment les membres de l’Association ; entretenir des rapports et collaborer avec ces institutions ou organisations ;
• se mettre en relation avec les comités permanents de la Section d’Ottawa pour aviser cette dernière des activités et enjeux locaux dont le Conseil d’administration s’occupe ;
• collaborer avec les Comités permanents de la Section d’Ottawa pour solliciter de manière continue les commentaires des membres de la Section au sujet des questions locales qui les intéressent et leur importent ;
• encourager et faciliter la participation des membres de la Section d’Ottawa aux activités collaboratives avec les organismes axés sur les aînés de la région d’Ottawa ;
• aviser le bureau national et l’agent/le comité de revendications provinciales des besoins et intérêts des membres de la Section d’Ottawa ;
• soutenir et aider le bureau national et l’agent/le comité de revendications provinciales ;
• rehausser le profil de la Section d’Ottawa en tant qu’organisme pour les aînés dans le secteur de la ville d’Ottawa.