Section d’Ottawa

Gouvernance

Contexte - Le rôle d'une branche

Le rôle de la Section consiste, par l’intermédiaire de son Conseil d’administration, à conserver, gérer et accroître son effectif, à lui offrir des services et à fournir un forum de discussion. La Section vise également à créer des postes, des politiques et des stratégies qui promeuvent les objectifs de l’Association.

Comités

Comptant plus de 33 000 membres, la Section doit assumer une importante charge de travail. Le Conseil d’administration a mis sur pied plusieurs comités et groupes chargés de régler les problèmes qui se présentent et de proposer un certain nombre de services courants aux membres. L’organisation des responsabilités n’est pas figée, car nous sommes sans cesse confrontés à de nouveaux défis. Tous les administrateurs sont membres d’au moins un comité et groupe, et nous comptons aussi sur l’aide de plusieurs membres sans fonction déterminée de la Section.

Contexte et mandat général

Le comité exécutif se compose du président de la Section, des deux vice-présidents, du trésorier, du secrétaire et du président sortant. Les membres du comité exécutif sont élus par le Conseil d’administration dans les deux semaines suivant l’Assemblée générale annuelle. Le président de la Section préside le Comité exécutif. Le Comité exécutif relève du Conseil d’administration.

En vertu de l’article 10.1 des règlements généraux de la Section, le Comité exécutif agit conformément au cadre stratégique et politique approuvé et instauré par le Conseil d’administration, et gère les affaires courantes de la Section d’Ottawa portant sur l’ensemble des questions exigeant un suivi administratif, opérationnel ou immédiat.

Le mandat précis du Comité exécutif de la Section consiste à :

  • faire en sorte que la gestion des affaires courantes de la Section soit effectuée de façon efficiente, efficace et entièrement responsable ;
  • jouer le rôle de comité des finances de la Section ; collaborer à la préparation des budgets et états financiers à l’intention du Conseil d’administration et en vue des rencontres avec le vérificateur, et cela à la demande du trésorier ;
  • agir dans le cadre du pouvoir délégué de dépenser tel qu’approuvé par le Conseil d’administration de la Section ;
  • agir dans le respect des lignes directrices écrites transmises par le Conseil d’administration de la Section ;
  • obtenir des rapports d’étape des travaux du trésorier, du directeur général ou d’autres personnes au besoin ;
  • demeurer en rapport avec les présidents des comités de la Section en veillant à ce que les mesures nécessaires soient prises pour mettre en œuvre les décisions du Conseil ; en cherchant à remédier aux contraintes opérationnelles éprouvées par d’autres comités de la Section dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans d’action approuvés ; en facilitant la coordination entre les comités au besoin ; et en cernant les sujets que les présidents de comité peuvent vouloir soulever auprès du Conseil ;
  • préparer les ordres du jour des réunions du Conseil d’administration et des rencontres annuelles et générales de la Section ;
  • établir ses propres procédures comme comité, conformément aux règlements généraux et règles de procédure de la Section ;
  • dresser les procès-verbaux de toutes ses réunions ;
  • embaucher le personnel de bureau de la Section ; faire en sorte que les énoncés de fonctions soient mis à jour à l’occasion ; évaluer le rendement en fonction des objectifs établis et approuver les modifications relatives à la rémunération, notamment les avantages sociaux ;
  • superviser le travail des bénévoles et faire en sorte que le Conseil d’administration prenne les mesures nécessaires pour que leur contribution soit reconnue ;
  • amorcer et entretenir des relations avec d’autres sections et d’autres membres du personnel au sein du bureau national, ainsi que d’autres organisations partageant les mêmes intérêts ou des intérêts connexes ;
  • prendre en compte les événements touchant les membres de la Section et prendre des mesures à ce sujet ;
  • adopter toutes les autres mesures nécessaires afin que les décisions du Conseil soient mises en œuvre, y compris celles qui s’imposent entre les réunions du Conseil; agir au nom du Conseil en détenant tous les pouvoirs de ce dernier quant aux affaires concernant la Section et exigeant un suivi administratif, opérationnel ou immédiat.


Réalisations attendues et pouvoirs

Le Comité exécutif dresse un plan d’action annuel qui doit recevoir l’approbation du Conseil. Ce plan comprend un budget préparé en collaboration avec le Trésorier. Après l’approbation, le Comité exécutif fonctionne selon les stratégies et budgets approuvés.

Les projets de la Section relèvent généralement de la gestion des comités de la Section. Lorsqu’un sujet ne fait pas partie du mandat des comités existants de la Section ou concerne les prérogatives de plusieurs d’entre eux, le Comité exécutif peut décider de prendre en main le projet ou de proposer la création d’un comité spécial, d’un groupe d’étude, etc. Dans ces cas, le Comité exécutif prépare des documents d’information, des plans de travail et des budgets aux fins d’approbation par le Conseil d’administration. Une fois l’approbation prononcée, le Comité exécutif dispose du pouvoir de mettre en œuvre les projets approuvés.

Fréquence des réunions et quorum

Les réunions du Comité exécutif ont habituellement lieu avant la réunion mensuelle du Conseil d’administration, à la demande du président ou à la demande d’au moins deux membres du Comité. Tous les membres doivent être officiellement avisés de la tenue d’une réunion au moins 48 heures avant celle-ci. La moitié des membres du Comité constitue un quorum.

Comptes rendus des réunions

Le procès-verbal et la liste des mesures à prendre du Comité exécutif sont présentés à chacune des réunions du Conseil d’administration. Le président de la Section, à titre de président du Comité exécutif, soulève les points d’importance particulière ou faisant l‘objet de préoccupations.

Le Comité de liaison de la Section avec la communauté compte au moins un membre du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa et trois autres bénévoles membres la Section. Le président de la Section d’Ottawa est membre d’office de ce comité. Le directeur général est également membre d’office, mais ne dispose pas du droit de vote. Le président du comité doit siéger au Conseil d’administration.

Le mandat du Comité de liaison de la Section avec la communauté consiste à collaborer avec les organismes locaux tournés vers les aînés s’occupant des questions relatives à leur santé, leur pension de retraite et leur bien-être, ce qui est conforme aux priorités, buts et objectifs stratégiques de l’Association.

Les buts du Comité de liaison de la Section avec la communauté de la Section sont les suivants :

  • repérer les institutions ou organisations qui gèrent ou fournissent des prestations et services sociaux aux aînés à l’échelle locale, notamment les membres de l’Association ; entretenir des rapports et collaborer avec ces institutions ou organisations ;
  • se mettre en relation avec les comités permanents de la Section d’Ottawa pour aviser cette dernière des activités et enjeux locaux dont le Conseil d’administration s’occupe ;
  • collaborer avec les Comités permanents de la Section d’Ottawa pour solliciter de manière continue les commentaires des membres de la Section au sujet des questions locales qui les intéressent et leur importent ;
  • encourager et faciliter la participation des membres de la Section d’Ottawa aux activités collaboratives avec les organismes axés sur les aînés de la région d’Ottawa ;
  • aviser le bureau national et l’agent/le comité de revendications provinciales des besoins et intérêts des membres de la Section d’Ottawa ;
  • soutenir et aider le bureau national et l’agent/le comité de revendications provinciales ;
  • rehausser le profil de la Section d’Ottawa en tant qu’organisme pour les aînés dans le secteur de la ville d’Ottawa.

Règlement de la Section d’Ottawa

Téléchargez le Règlement au format PDF.

Le Règlement a été adopté au cours de l’Assemblée générale des membres le 26 octobre 2016. Il a été modifié lors de l’Assemblée générale annuelle du 6 mai 2021.

Politique d’accessibilité

La Section d’Ottawa de l’ANFR vise l’excellence du service de tous les clients, y compris des personnes handicapées.

Nous garantissons que nos bénévoles et employés maîtrisent les différents appareils fonctionnels pouvant être utilisés par des clients handicapés lorsqu’ils reçoivent nos services.

Nous adaptons nos communications au handicap des membres et des personnes concernées.

Les personnes handicapées accompagnées de leur animal d’assistance sont les bienvenues. Les animaux d’assistance sont autorisés dans les parties de nos locaux dont l’accès est permis à nos membres.

Une personne de confiance qui accompagne une personne handicapée est autorisée à pénétrer dans nos locaux.

Dans le cas d’une interruption programmée ou impromptue de nos services ou d’une perturbation touchant nos installations et ayant une incidence sur les membres handicapés (p. ex., rampe d’accès inutilisable), la Section d’Ottawa avertira les membres sur-le-champ. Un avis affiché contiendra des renseignements concernant le motif et l’estimation de la durée de l’interruption, et la description d’installations ou de services de remplacement, le cas échéant. L’avis sera affiché à notre bureau, unité B-2, 2285, boulevard Saint-Laurent, à Ottawa (Ontario) ou publié sur ce site Web.

L'ANRF Ottawa offrira une formation aux employés, aux bénévoles et aux autres personnes qui traitent avec le public ou d'autres tiers au nom de l'ANRF. Tout le personnel situé au bureau de la section sera formé. Cette formation comprendra :

  • vue d’ensemble de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des exigences relatives à la norme de service à la clientèle;
  • Plan de service à la clientèle accessible de NAFR Ottawa ;
  • méthode d’interaction et de communication avec des personnes souffrant de différents types de handicaps;
  • Que faire si une personne handicapée a de la difficulté à accéder aux biens et services de NAFR Ottawa.

Les membres qui souhaitent faire part de leurs commentaires sur la façon dont la section d'Ottawa de l'ANRF fournit des services aux personnes handicapées peuvent le faire en envoyant leurs commentaires par courriel à la section d'Ottawa de l'ANRF à l'adresse suivante [email protected] ou par téléphone au 613-737-2199. Les plaintes seront traitées conformément aux procédures habituelles de gestion des plaintes de l'organisation.