Mandat du comité exécutif

Contexte et mandat général :
Le comité exécutif se compose du président de la Section, des deux vice-présidents, du trésorier, du secrétaire et du président sortant. Les membres du comité exécutif sont élus par le Conseil d’administration dans les deux semaines suivant l’Assemblée générale annuelle.  Le président de la Section préside le Comité exécutif.  Le Comité exécutif relève du Conseil d’administration.
En vertu de l’article 10.1 des règlements généraux de la Section, le Comité exécutif agit conformément au cadre stratégique et politique approuvé et instauré par le Conseil d’administration, et gère les affaires courantes de la Section d’Ottawa portant sur l’ensemble des questions exigeant un suivi administratif, opérationnel ou immédiat.

Le mandat précis du Comité exécutif de la Section consiste à :
• faire en sorte que la gestion des affaires courantes de la Section soit effectuée de façon efficiente, efficace et entièrement responsable ;
• jouer le rôle de comité des finances de la Section ;  collaborer à la préparation des budgets et états financiers à l’intention du Conseil d’administration et en vue des rencontres avec le vérificateur, et cela à la demande du trésorier ; 
• agir dans le cadre du pouvoir délégué de dépenser tel qu’approuvé par le Conseil d’administration de la Section ;
• agir dans le respect des lignes directrices écrites transmises par le Conseil d’administration de la Section ;
• obtenir des rapports d’étape des travaux du trésorier, du directeur général ou d’autres personnes au besoin ;
• demeurer en rapport avec les présidents des comités de la Section en veillant à ce que les mesures nécessaires soient prises pour mettre en œuvre les décisions du Conseil ; en cherchant à remédier aux contraintes opérationnelles éprouvées par d’autres comités de la Section dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans d’action approuvés ; en facilitant la coordination entre les comités au besoin ; et en cernant les sujets que les présidents de comité peuvent vouloir soulever auprès du Conseil ;
• préparer les ordres du jour des réunions du Conseil d’administration et des rencontres annuelles et générales de la Section ;
• établir ses propres procédures comme comité, conformément aux règlements généraux et règles de procédure de la Section ;
• dresser les procès-verbaux de toutes ses réunions ;
• embaucher le personnel de bureau de la Section ; faire en sorte que les énoncés de fonctions soient mis à jour à l’occasion ; évaluer le rendement en fonction des objectifs établis et approuver les modifications relatives à la rémunération, notamment les avantages sociaux ; 
• superviser le travail des bénévoles et faire en sorte que le Conseil d’administration prenne les mesures nécessaires pour que leur contribution soit reconnue ;
• amorcer et entretenir des relations avec d’autres sections et d’autres membres du personnel au sein du bureau national, ainsi que d’autres organisations partageant les mêmes intérêts ou des intérêts connexes ;
• prendre en compte les événements touchant les membres de la Section et prendre des mesures à ce sujet ;
• adopter toutes les autres mesures nécessaires afin que les décisions du Conseil soient mises en œuvre, y compris celles qui s’imposent entre les réunions du Conseil; agir au nom du Conseil en détenant tous les pouvoirs de ce dernier quant aux affaires concernant la Section et exigeant un suivi administratif, opérationnel ou immédiat.

Réalisations attendues et pouvoirs
Le Comité exécutif dresse un plan d’action annuel qui doit recevoir l’approbation du Conseil. Ce plan comprend un budget préparé en collaboration avec le Trésorier. Après l’approbation, le Comité exécutif fonctionne selon les stratégies et budgets approuvés.

Les projets de la Section relèvent généralement de la gestion des comités de la Section. Lorsqu’un sujet ne fait pas partie du mandat des comités existants de la Section ou concerne les prérogatives de plusieurs d’entre eux, le Comité exécutif peut décider de prendre en main le projet ou de proposer la création d’un comité spécial, d’un groupe d’étude, etc. Dans ces cas, le Comité exécutif prépare des documents d’information, des plans de travail et des budgets aux fins d’approbation par le Conseil d’administration. Une fois l’approbation prononcée, le Comité exécutif dispose du pouvoir de mettre en œuvre les projets approuvés.

Fréquence des réunions et quorum
Les réunions du Comité exécutif ont habituellement lieu avant la réunion mensuelle du Conseil d’administration, à la demande du président ou à la demande d’au moins deux membres du Comité.  Tous les membres doivent être officiellement avisés de la tenue d’une réunion au moins 48 heures avant celle-ci.  La moitié des membres du Comité constitue un quorum.

Comptes rendus des réunions
Le procès-verbal et la liste des mesures à prendre du Comité exécutif sont présentés à chacune des réunions du Conseil d’administration.  Le président de la Section, à titre de président du Comité exécutif, soulève les points d’importance particulière ou faisant l‘objet de préoccupations.