Forte de plus de 35 000 membres, la Section connaît une formidable charge de travail. Le Conseil d’administration a créé un certain nombre de comités et de groupes dont la fonction consiste à s’attaquer aux problèmes à résoudre et à assurer la prestation d’un certain nombre de services courants aux membres. L’organisation des responsabilités n’est pas figée dans la mesure où nous sommes constamment confrontés à de nouveaux défis. Tous les membres du Conseil d’administration font partie d’au moins un comité ou groupe. Nous comptons également sur l’aide d’un certain nombre de membres de la Section sans responsabilité particulière. De plus, le président de la Section est membre d’office de chacun des comités. Chaque année, le rapport annuel comprend un rapport de chaque comité.
Les comités sont les suivants :
Le Comité exécutif
Le Comité de plaidoyer
Le Comité des communications
Le Comité des politiques et de la gouvernance
Le Comité des adhésions et des services aux membres
Le Comité de liaison de la Section avec la communauté
Comité de plaidoyer
Le Comité de plaidoyer comprend au moins un membre du Conseil d’administration et des bénévoles membres de la Section. Le but de ce comité est de sensibiliser les membres de la Section, et de parrainer des activités pour soutenir l’Association nationale des retraités fédéraux dans ses efforts pour protéger les pensions et les avantages des retraités fédéraux. Cela pourrait signifier, par exemple, que les membres du Comité soient appelés à participer aux assemblées publiques de certains parlementaires de la région. Cette participation a pour but de soulever le profil des préoccupations des retraités fédéraux auprès des parlementaires de la région.
Le Comité des communications
Parmi les membres du Comité figure le rédacteur du rapport de la Section, le gestionnaire Web de la Section et un représentant du Comité des adhésions et des services aux membres. Le Comité comprend aussi au moins deux membres du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa (le président de ce comité et au moins un autre membre du Comité) et au moins deux autres bénévoles, membres de la Section d’Ottawa, mais ne siégeant pas au Conseil d’administration de la Section. Le président de la Section d’Ottawa de l’Association nationale des retraités fédéraux est membre d’office et dispose du droit de vote. Le directeur général est également membre d’office, mais ne dispose pas du droit de vote.
Le Comité des communications assume les responsabilités suivantes :
1) évaluer et garantir la justesse, l’efficacité et la qualité des médias et des messages produits par la Section ;
2) élaborer, interpréter et prononcer les messages concernant les politiques et programmes de l’Association ;
3) élaborer de nouvelles stratégies et méthodes de communication à destination des publics cibles de la Section ;
4) optimiser l’ensemble des fonctions de communication en utilisant les technologies de l’information de manière stratégique.
Le Comité des communications agit également dans le sens du soutien des politiques et initiatives du bureau national de l’Association de la manière suivante :
• en faisant mieux connaître l’Association et en accroissant la visibilité de ses services et activités dans la communauté ;
• en garantissant la communication à tous les membres des renseignements essentiels se rapportant à leurs prestations, soins de santé et modes de vie à la retraite ;
• en promouvant la Section d’Ottawa de l’Association nationale des retraités fédéraux et en appuyant le recrutement de membres.
Le Comité des politiques et de la gouvernance
Le Comité des politiques et de la gouvernance comprend au moins deux membres du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa et au moins deux autres bénévoles membres de la Section d’Ottawa. Le président de la Section d’Ottawa de l’Association nationale des retraités fédéraux est membre d’office et dispose du droit de vote. Le directeur général est également membre d’office, mais ne dispose pas du droit de vote. Le président du Comité doit siéger au Conseil d’administration.
Le Comité des politiques et de la gouvernance étudie les enjeux déterminés par les membres, mentionnés par les autres comités ou par le Comité exécutif ou le Conseil d’administration, et prépare les documents jugés nécessaires au cas par cas.
Les documents peuvent mener à l’élaboration de recommandations, de propositions, d’ébauches de résolutions ou de plans d’action aux fins d’étude par le Conseil d’administration. L’examen par le Conseil peut prendre la forme d’une proposition de nouvelle politique, d’un changement des politiques existantes ou de modifications aux règlements de la Section.
Le Comité des politiques et de la gouvernance étudie les politiques et règlements de la Section et du bureau national pour accompagner l’élaboration d’un manuel des politiques de la Section.
Le Comité des adhésions et des services aux membres
Le Comité des adhésions et des services aux membres comprend au moins un membre du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa et deux autres bénévoles membres de la Section. Le président de la Section d’Ottawa de l’Association nationale des retraités fédéraux est membre d’office de ce comité. Le directeur général est également membre d’office, mais ne dispose pas du droit de vote.
En règle générale, le Comité des adhésions et des services aux membres comprend des membres du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa et des bénévoles de celle-ci selon ce que le président du Comité estime approprié.
Le Comité des adhésions et des services aux membres cherche et met en œuvre les modalités qui mettent en valeur l’adhésion auprès des membres et des membres potentiels à l’avenir.
Le Comité des adhésions et des services aux membres élabore et chapeaute un éventail de services et de rabais destinés aux membres de la Section.
• Ce comité met au point, en collaboration avec le Comité des communications de la Section, une trousse de ressources concernant les services destinés aux membres.
• Ce comité fournit des services de soutien administratif aux membres en deuil par l’entremise d’un sous-comité.
• Ce comité mène des sondages, des groupes de discussion et d’autres activités afin d’obtenir et d’analyser les commentaires des membres actuels et potentiels.
• Il fournit des conseils et apporte son aide aux membres et membres potentiels afin de résoudre et tirer au clair les questions portant sur leur retraite et leur compte de pension de retraite.
• Ce comité organise des activités qui permettent aux membres de se réunir et d’échanger des renseignements et des idées.
Le Comité de liaison de la Section avec la communauté
Le Comité de liaison de la Section avec la communauté compte au moins un membre du Conseil d’administration de la Section d’Ottawa et trois autres bénévoles membres la Section. Le président de la Section d’Ottawa est membre d’office de ce comité. Le directeur général est également membre d’office, mais ne dispose pas du droit de vote. Le président du comité doit siéger au Conseil d’administration.
Le mandat du Comité de liaison de la Section avec la communauté consiste à collaborer avec les organismes locaux tournés vers les aînés s’occupant des questions relatives à leur santé, leur pension de retraite et leur bien-être, ce qui est conforme aux priorités, buts et objectifs stratégiques de l’Association.
Les buts du Comité de liaison de la Section avec la communauté de la Section sont les suivants :
• repérer les institutions ou organisations qui gèrent ou fournissent des prestations et services sociaux aux aînés à l’échelle locale, notamment les membres de l’Association ; entretenir des rapports et collaborer avec ces institutions ou organisations ;
• se mettre en relation avec les comités permanents de la Section d’Ottawa pour aviser cette dernière des activités et enjeux locaux dont le Conseil d’administration s’occupe ;
• collaborer avec les Comités permanents de la Section d’Ottawa pour solliciter de manière continue les commentaires des membres de la Section au sujet des questions locales qui les intéressent et leur importent ;
• encourager et faciliter la participation des membres de la Section d’Ottawa aux activités collaboratives avec les organismes axés sur les aînés de la région d’Ottawa ;
• aviser le bureau national et l’agent/le comité de revendications provinciales des besoins et intérêts des membres de la Section d’Ottawa ;
• soutenir et aider le bureau national et l’agent/le comité de revendications provinciales ;
• rehausser le profil de la Section d’Ottawa en tant qu’organisme pour les aînés dans le secteur de la ville d’Ottawa.